معرفی چارچوب عملیات مایکروسافت MOF V4
معرفی چارچوب عملیات مایکروسافت MOF V4
علی سوزنگر
رئیس هیئت مدیره شرکت اینفوامن
عضو کمیته علمی همایش ارتقاء کیفیت خدمات فاوا
پست الکترونیکی: a.suzangar@infoamn.com
مجله شماره 212 گزارش انفورماتیک: آذر و دی 1391
1- مقدمه
جایگاه شرکت مایکروسافت به عنوان پیشرو در ارایه نرمافزارهای رایانهای و سیستمهای فناوری اطلاعات به صورت همگانی پذیرفته شده است. به علاوه این شرکت با تکیه بر توانمندی، تجارب و تسلط خود به بازار فناوری اطلاعات، در ارایه بهروشها[1] و چارچوبهای مدیریتی فناوری اطلاعات نیز اقدامات درخور توجهی به انجام رسانده است.
هدف این مقاله که تلخیصی از منبع شماره [1] میباشد، آشنایی با چارچوب عملیات مایکروسافت (MOF V4) برای مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات است. این چارچوب تجمیعی از بهروشها، اصول و فعالیتهایی است که قابلیت اطمینان را در ارایه خدمات و راهکارهای فناوری اطلاعات فراهم مینماید بخصوص این نکته که MOF توسط مایکروسافت پشتیبانی شده و بنابراین منطبق با واقعیت ابزارها و سیستمهایی است که مورد استفاده عمده واحدهای فناوری اطلاعات میباشد، جذابیت این چارچوب را افزایش میدهد.
2- معرفیMOF
چارچوب عملیات مایکروسافت (MOF) مجموعهای از بهروشها، قواعد و فعالیتهایی است که رهنمودهایی جامع جهت ایجاد قابلیت اطمینان در راهکارها و خدمات فناوری اطلاعات ارائه مینمایند. MOF با ارائه راهنماییهایی “سئوال محور”، امکان استخراج نیازهای حال حاضر سازمان را به همراه فعالیتهایی که متضمن عملکرد کارا و بهینه واحد فناوری اطلاعات در آینده باشد، فراهم میآورد. چارچوب MOF برای پوشش تمامی فعالیتها و فرآیندهای مدیریت فناوری اطلاعات تدارک دیده شده است؛ از ایده تا توسعه، پیادهسازی، عملیات، نگهداری و سر انجام کنار گذاشتن خدمت. در چارچوب MOF این فعالیتها و فرآیندها در قالب وظایف مدیریت خدمت (SMF) ارائه میگردند که خود در قالب فازهای چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات جمع شدهاند. هر SMF حاوی مجموعه یکتایی از نتایج و خروجیها است که پشتیبانیکننده اهداف فاز مربوطه از چرخه حیات میباشد. آمادگی خدمات فناوری اطلاعات جهت حرکت از یک فاز به فاز بعدی توسط نقاط بررسی، با نام بازنگریهای مدیریت (MR)، تأیید میشود. در طی این بازنگریها اطمینان حاصل میگردد که اهداف و نتایج به درستی حاصل شدهاند و همچنین اهداف فناوری اطلاعات با اهداف سازمان همراستا است.
هدفMOF راهنمایی و جهتدهی واحدهای فناوری اطلاعات جهت ایجاد، بهرهبرداری و پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات با حفظ اطمینان از بازگشت سرمایهگذاری انجام شده در این حوزه به صورت ارزش کسب و کار و نیز مدیریت مخاطرات در سطح قابل پذیرش است به این وسیله و با استفاده از یک رویکرد پیش-فعال که فرآیندها و روالهایی را برای کسب کارایی و اثربخشی تعریف نموده است، محیطی فراهم میگردد که فناوری اطلاعات و کسب و کار بتوانند در کنار یکدیگر و در جهت رسیدن به بلوغ عملیاتی کار کنند. MOF مشوق رویکردی منطقی به روال تصمیمگیری و ارتباطات سازمانی از یک سو و طرحریزی، پیادهسازی و پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات از سوی دیگر است.
3- چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات
چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات بیانگر مراحل حیات یک خدمت فناوری اطلاعات، از برنامهریزی و بهینهسازی خدمت برای انطباق با راهبردهای کسب و کار، تا طراحی و تحویل خدمت و تا روال مداوم عملیات و پشتیبانی آن است. تمامیاین مراحل بر پایهای از راهبری فناوری اطلاعات، مدیریت مخاطرات، انطباق، ساختار تیمی و مدیریت تغییرات استوار شده است.
چرخه حیات (شکل 1) متشکل از سه فاز مداوم و یک لایه بنیادی است که در خلال تمامی فازها عمل مینماید: فاز برنامهریزی، فاز تحویل، فاز عملیات و لایه مدیریت.
شکل 1: چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات
هر واحد فناوری اطلاعات به صورت معمول تعداد زیادی خدمت را در هر مقطع از زمان، مدیریت مینماید که هر یک از این خدمات در فازهای گوناگونی از چرخه حیات هستند. برای کسب بیشترین بهره از MOF شناخت فازهای چرخه حیات و ارتباط بین آنها ضروری است.
فاز برنامهریزی عموماً فاز ابتدایی یک خدمت فناوری اطلاعات به شمار میرود. هدف این فاز برنامهریزی و بهینهسازی راهبرد ارائه خدمت، جهت پشتیبانی از اهداف و نتایج مورد انتظار کسب و کار است. در مرحله بعدی فاز تحویل قرار میگیرد که هدف آن، اطمینان از پیادهسازی کارایی خدمت و آمادگی خدمت برای عملیاتیسازی و بهرهبرداری است. هدف فاز عملیات، اطمینان از این است که خدمات فناوری اطلاعات به گونهای عملیاتی، نگهداری و پشتیبانی شوند که تأمینکننده نیازها و انتظارات کسب و کار باشد. لایه مدیریت، شکلدهنده بنیاد چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات است. هدف این لایه فراهمآوری قواعد عملیاتی و بهروشهایی است که متضمن ارائه نتایج مورد انتظار سازمان از سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات و با مدیریت مخاطرات در سطح قابل پذیرش باشد. این لایه با مواردی نظیر راهبری فناوری اطلاعات، مدیریت مخاطرات، انطباق، نقشها و مسئولیتها و مدیریت تغییرات سروکار دارد و فرآیندهای آن به موازات سایر فازهای چرخه حیات اجرا میشوند. تبعیت از این چرخه حیات میتواند موارد زیر را تسهیل نماید:
- کاهش مخاطرات با همکاری بهتر تیمها
- شناسایی مصادیق و دلالتهای مورد نیاز جهت انطباق در هنگام بازنگری سیاستها
- پیشبینی و مقابله با تبعات نقض قابلیت اطمینان خدمات
- کشف مشکلات احتمالی در یکپارچهسازی خدمات پیش از ورود به محیط عملیاتی
- جلوگیری از بروز مشکلات ظرفیت و عملکرد با پیشبینی آستانههای عملکرد مورد انتظار
- سازگاری مؤثر با نیازهای جدید کسب و کار
عموماً عرضه یک خدمت فناوری اطلاعات نتیجه ابتکار عملی از سوی فناوری اطلاعات یا از سوی کسب و کار است. در خلال حیات یک خدمت، هر زمان که تغییری اعم از جزئی، کلان یا اساسی- صورت پذیرد، چرخه حیاتMOF میباید اعمال گردد و این امر میباید صرفنظر از حجم یا اثرات یک تغییر انجام گیرد. میزان “رسمیت” اعمال این چرخه، نسبت مستقیمی با میزان مخاطره آن تغییر دارد. به عنوان مثال یک ابتکار عمل کلان، مانند یک خدمت جدید که عملکردهای کسب و کار به آن وابسته هستند، میباید در فاز برنامهریزی مورد ارزیابی و بازنگری کامل و رسمی قرار بگیرد، در فاز تحویل برای آن یک برنامه پروژه جامع تهیه گردد و در فاز بهرهبرداری نیز این امر که واحد فناوری اطلاعات چگونه خدمت را پیادهسازی، پشتیبانی و پایش مینماید مشخص گردد. یک تغییر کوچک که مخاطرات زیادی ندارد نیز باید چرخه را به صورت کامل طی نماید، ولی این امر میتواند به صورتی سریعتر و چابکتر رخ دهد. به عنوان مثال درخواست یک تغییر (غیر استاندارد) در وبگاه سازمان ارائه میشود. از آنجا که تغییر فوق به عنوان یک تغییر استاندارد شناسایی نشده است، چرخه MOF میباید اعمال گردد. در این حالت در فاز برنامهریزی، نیازمندیها استخراج شده و با سیاستهای سازمان مقایسه میگردد و توازن مورد نیاز برای قابلیت اطمینان برقرار میگردد. در فاز تحویل، تغییرات مورد نیاز، طراحی و آزمون میشوند. در فاز عملیات، تغییرات در محیط عملیاتی اعمال میگردد. خدمت سپس مورد پایش قرار گرفته و در صورت نیاز تنظیماتی بر روی آن انجام میگیرد و پشتیبانی از کاربران جهت کمک به حل مشکلات احتمالی ارائه میشود. تمامیاین مراحل میتواند به سرعت و با استفاده از حداقل مجموعه فرآیندهایMOF به انجام رسد.
4- وظایف مدیریت خدمت (SMF) در فازهای چرخه حیات
هر فاز از چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات دربرگیرنده یکسری وظایف مدیریت خدمت (SMF) است (شکل 2) که فرآیندها، افراد و فعالیتهای مورد نیاز برای همراستایی خدمت با نیازمندیهای کسب و کار را تعیین میکنند. هر SMF دارای راهنمایی است که مشخصکننده گردش کار آن SMF و جزئیات فرآیند و فعالیتهای آن میباشد.
اگرچه میتوان هر SMF را به صورت مجموعه مستقلی از فرآیندها تصور نمود، مهم است که درک شود چگونه مجموعه SMFها در فازهای مختلف عمل مینمایند تا خدمت با کیفیت و ریسک قابل قبول ارائه گردد. در برخی فازها (مانند تحویل) SMFها به صورت متوالی به انجام میرسند، در صورتی که در برخی (مانند عملیات) ممکن است SMFها به موازات هم اجرا شوند تا خروجی مطلوب آن فاز حاصل گردد.
شکل 2: فازهای چرخه حیات و SMFها
5- بازنگریهای مدیریت (MR)
برای هر فاز از چرخه حیات، نقاط بررسی با نام بازنگریهای مدیریت (MR) با جمع کردن اطلاعات و افراد، در خصوص وضعیت خدمات و آمادگی آنها برای ورود به فاز بعدی تصمیمگیری مینمایند (شکل 3). MRها کنترلهای داخلی هستند که تأیید مدیریتی را درخصوص دستیابی مناسب به اهداف و حصول اطمینان از مد نظر قرار دادن ارزش کسب و کار در خلال چرخه حیات، فراهم میآورند. اهداف MRها به صورت عمومی و صرفنظر از اینکه در کدام فاز واقع شوند به شرح زیر است:
- ایجاد نظارت و هدایت مدیریتی
- عمل به عنوان یک کنترل داخلی در سطح هر فاز
- ارزیابی وضعیت اقدامات و اجتناب از پیشروی زودتر از موعد به فاز بعدی
- ثبت و ضبط آموختههای سازمانی
- بهبود فرآیندها
شکل3: بازنگری مدیریت (MR)های چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات
در خلال یک MR ضوابطی که یک خدمت میباید برای حرکت به فاز بعدی داشته باشد با وضعیت واقعی پیشرفت، مقایسه میگردد. بدین وسیله اطمینان حاصل میگردد که اهداف کسب و کار حاصل شدهاند و خدمت فناوری اطلاعات در مسیر ارائه ارزش مورد انتظار حرکت میکند. MRهای موجود در چرخه حیات به شرح زیر میباشند:
5-1- بررسی همراستایی خدمات با سطح مورد توافق (Service Alignment)
اینMR در فاز برنامهریزی واقع شده است و به عنوان ورودی، نتایج بررسی صحت عملکردی، توافقنامههای سطح خدمت و نظرات مشتریان خدمت را اخذ مینماید. خروجی اینMR فرصتهایی برای یک پروژه جدید یا بهبود یافته و درخواست تغییر در SLA است.
5-2- بررسی منشور پروژه (Portfolio)
ورودی اینMR که در فاز برنامهریزی قرار دارد، پیشنهادیه پروژه و خروجی آن، شکلگیری یک تیم و منشور اولیه پروژه است.
5-3- بررسی طرح و برنامه پروژه (Project Plan Approved)
این MR در فاز تحویل، نیازهای کسب و کار و بیانیه چشمانداز را به عنوان ورودی گرفته و شکلگیری تیم پروژه و تأیید برنامه پروژه را به عنوان خروجی ارایه مینماید.
5-4- بررسی آمادگی نشر (Release Readiness)
این MR در فاز تحویل قرار دارد و ورودیهای آن شامل مستنداتی مبین انطباق نشر با نیازمندیها، مستنداتی مبین پایداری نشر و مستنداتی مبین آمادگی نشر برای عملیاتیسازی است. خروجی، تصمیم به نشر یا عدم نشر میباشد.
5-5- بررسی صحت عملیات (Operational Health)
به عنوان تنها MR در فاز بهرهبرداری، ورودیهای اینMR شامل مستندات توافقنامه سطح عملیات (OLA)، گزارش عملکرد OLA و راهنماهای بهرهبرداری و مشخصات خدمت-راهکار میشود. خروجی اینMR شامل درخواست تغییر در مستندات OLA، درخواست تغییر در خدمت و تغییر پیکرهبندی فناوریهای زیرساخت خدمت میباشد.
5-6- بررسی سیاستها و کنترلها (Policy and Control)
این MR در لایه مدیریت قرار دارد و ورودیهای آن عبارتند از: سیاستهای عملیاتی و امنیتی، نقض سیاستها یا حوادث امنیتی، درخواست تغییر سیاستها و تغییر در قوانین، استانداردها و روشها. خروجیهای این MR درخواست تغییر سیاستها و کنترلها یا تغییر در مدیریت سیاستها و کنترلها میباشد.
6- فاز برنامهریزی
هدف فاز برنامهریزی (شکل 4) کمک به تصمیمگیری صحیح در خصوص راهبرد و سبد پروژههای فناوری اطلاعات و همچنین حصول اطمینان از برخوردار بودن ویژگیها و خروجیهای زیر در خدمات ارائه شده میباشد:
- همراستایی با اهداف سازمانی، ارزشمند و مثمر ثمر بودن
- قابل اطمینان و پیشبینی بودن
- مقرون به صرفه بودن
- انطباق با سیاستها و خط مشی سازمان
- توانایی وفق و تعدیل با نیازهای در حال تغییر کسب و کار
وظایف مدیریت خدمتی که از فعالیتهای اصلی فاز برنامهریزی پشتیبانی میکنند، در جدول 1 آمده است.
وظایف مدیریت خدمت | خروجی/هدف |
همراستاسازی IT و
کسب و کار |
خروجی: راهبرد خدمات فناوری اطلاعات هدف:ارائه مجموعه درستی از خدمات مورد انتظار توسط کسب و کار |
اطمینانپذیری و
استانداردسازی |
خروجی: استانداردهای فناوری اطلاعات هدف: اطمینان از ظرفیت خدمت، پایایی خدمت، تداوم خدمت و یکپارچگی دادهها به طوری که به صورت مقرون به صرفه با نیازهای کسب و کار همراستا باشد |
سیاستگذاری | خروجی: سیاستهای فناوری اطلاعات هدف:تعریف و مدیریت کارآمد سیاستهای لازم برای فناوری اطلاعات |
مدیریت مالی | خروجی: برنامهریزی و حسابرسی مالی فناوری اطلاعات هدف: پیش بینی و حسابرسی دقیق برای بهینه نمودن هزینه منابع مورد نیاز جهت ارائه خدمات فناوری اطلاعات به صورت کامل |
جدول 1: وظایف مدیریت خدمت فاز برنامهریزی
7- فاز تحویل3
اهداف اولیه فاز تحویل (شکل 5)، حصول اطمینان از این مسئله میباشد که خدمات فناوری اطلاعات، پروژههای زیرساختی یا نشر بستههای نرمافزاری، در راستای الزامات و نیازمندیهای سازمانی و ویژگیهای مورد نظر مشتری طراحی، ساخت، آزمایش و استقرار داده شده باشند.
به عبارت دیگر میتوان گفت که هدف اصلی این فاز، حصول اطمینان تیم پروژه از موارد زیر می باشد:
- درک نیازمندیها و الزامات کسب و کار قبل از طراحی یک راهحل
- تهیه ویژگیهای کارکردی و طراحی راه حل
- توسعه طرحهای کاری، تخمین هزینهها و تهیه برنامه زمانبندی برای موارد قابل ارائه (خروجیها)
- ایجاد راه حل برای مشخصات مورد نظر مشتری که در نتیجه آن ویژگیها کامل گردیده و راه حل جهت آزمایش و تثبیت در محیط خارجی آماده می گردد.
- انتشار راه حل با بالاترین کیفیت با انجام آزمایش و نشر کامل در نمونه انتخاب شده
- پیادهسازی و تثبیت یک راه حل پایدار در محیط عملیات
- آماده سازی تیمهای اجرایی و پشتیبانی برای مدیریت و ارائه خدمات به مشتریان
وظایف مدیریت خدمتی که از فعالیتهای اصلی فاز تحویل پشتیبانی مینمایند، در جدول 2 درج شدهاند.
ارائه سند چشمانداز پروژه | خروجی: سند چشم انداز پروژه هدف: ابلاغ و اطلاع رسانی شفاف چشم انداز ، دامنه و مخاطرات پروژه |
طراحی و برنامهریزی پروژه | خروجی: سند برنامه مدیریت پروژه هدف: دستیابی به توافق بین تیم پروژه، مشتری و ذینفعان با در نظر گرفتن تمام نقاط عطف پروژه در راستای نیازهای مشتری |
ساخت و انجام پروژه | خروجی: راه حل توسعه یافته هدف: ایجاد راه حلی که که انتظارات و ویژگیهای موردنظر مشتری را که مطابق ویژگیهای کارکردی تعریف شدهاند، برآورده سازد |
تست | خروجی:راه حل پایدار و آزمایش شده هدف: حل تمامی مسائلی که از طریق آزمایش و بازخورد طرح نمونه شناخته شدهاند و نشر یک راه حل با کیفیت بالا که انتظارات و ویژگیهای موردنظر مشتری که مطابق ویژگیهای کارکردی تعریف شدهاند را برآورده سازد |
عملیاتیسازی | خروجی: خدمات عملیاتی شده هدف: پیادهسازی راه حل پایدار که رضایت مشتری را برآورده نموده و آن را با موفقیت از تیم پروژه به تیمهای پشتیبانی و اجرایی انتقال دهد |
جدول 2: وظایف مدیریت خدمت فاز تحویل
8- فاز عملیات
هدف اولیه فاز عملیات (شکل 6)، حصول اطمینان از جاریسازی، نگهداری و پشتیبانی خدمات پیادهسازی شده در راستای اهداف توافقنامههای سطح خدمات میباشد که به توافق کسب و کار و فناوری اطلاعات رسیده است.
به طور خاص می توان هدف اصلی این فاز را حصول اطمینان از موارد زیر بر شمرد:
- دسترسپذیری خدمات فناوری اطلاعات با استفاده از ارتقاء و بهبود کارمندان فناوری اطلاعات و مدیریت بهینهتر بارکاری
- پایش خدمات فناوری اطلاعات و همچنین اطمینان از این که اعضای تیم، آموزشهای لازم جهت مدیریت نمودن مشکلات به طور کارا و سریع را دیدهاند.
- قابلیت بازیابی خدمات فناوری اطلاعات به طور سریع و مؤثر
شکل 6: فاز عملیات
وظایف مدیریت خدمتی که از فعالیتهای اصلی فاز عملیات پشتیبانی مینمایند در جدول 3 درج شدهاند.
وظایف مدیریت خدمت | خروجی/هدف |
مدیریت عملیات | خروجی: راهنمای عملیات
هدف:
|
مدیریت کنترل و پایش خدمات | خروجی: پایش دادههای سلامت فناوری اطلاعات
هدف:
|
مدیریت خدمات مشتریان | خروجی: کمک های مؤثر به کاربران خدمات
هدف:
|
مدیریت مشکل | خروجی: حل مشکل به طور مؤثر
هدف:
|
جدول 3: وظایف مدیریت خدمت فاز عملیات
9- لایه مدیریت
لایه مدیریت (شکل 7) به یکپارچگی مواردی نظیر تصمیمگیری، مدیریت مخاطرات و فرآیند مدیریت تغییرات در طول چرخه حیات خدمات فناوری اطلاعات، کمک مینماید. همچنین این لایه شامل فرآیندهایی میباشد که در تعیین وظایف و نقشهای مربوطه استفاده میشوند.
لایه مدیریت، مبنا و پایهای برای تمام فازهای چرخه حیات بوده و موجب افزایش سازگاری و هماهنگی میان مراحل برنامهریزی، تحویل خدمات و عملیاتیک محیط پایدار فناوری اطلاعات خواهد بود.
وظایف مدیریت خدمتی که از فعالیتهای اصلی لایه مدیریت، پشتیبانی میکنند در جدول 4 آمده است.
وظایفمدیریت خدمت | خروجی/هدف |
راهبری،مدیریت مخاطرات و انطباق | خروجی: تحقق اهداف فناوری اطلاعات، مدیریت و مستندسازی مخاطرات و تغییرات
هدف: پشتیبانی، حفظ، تداوم و رشد سازمان همزمان با مدیریت مخاطرات و محدودیتها |
مدیریتتغییرو پیکرهبندی | خروجی: پیکرهبندیهای شناخته شده و تغییرات قابل پیش بینی
هدف:حصول اطمینان از اینکه تغییرات برنامهریزی شدهاند، تغییرات برنامهریزی نشده به حداقل رسیدهاند و خدمات فناوری اطلاعات محکم و پایدار هستند. |
مدیریت تیم | خروجی: شفاف نمودن مسئولیتها، نقش ها و وظایف کاری
هدف: انجام کارها توسط تیمهای چابک، منعطف و مقیاسپذیر |
جدول 4: وظایف مدیریت خدمت لایه مدیریت
10- مرجع:
- Microsoft, MOF V4 overview, 2008, com/technet/SolutionAccelerators
[1] best practice