سازوكارهاي سنجش و كنترل مديريت خدمات فناوري اطلاعات سبز مبتنی بر اهداف پايدار سازمان

سازوكارهاي سنجش و كنترل مديريت خدمات فناوري اطلاعات سبز مبتنی بر اهداف پايدار سازمان

 

مسعود ظهرابی

دانشجوي دكتري مديريت فناوري اطلاعات – دانشگاه علامه طباطبائي – تهران

پست الکترونیکی:masoud_italy2009@yahoo.com

رسول لطفی

دانشجوي دكتري مديريت فناوري اطلاعات – دانشگاه علامه طباطبائي – تهران

پست الکترونیکی:rlotfi@yahoo.com

گزارش انفورماتیک شماره 225 بهمن و اسفند 1394  ویژه نامه معماری سازمانی

 

چكيده

یکی از تصمیم‌‌های مهم و راهبردی مدیران ارشد اطلاعاتی سازمان، پایداری بلند مدت و کلی سازمان و ایجاد قابلیت و ظرفیتی به منظور طراحی نقشه‌ راه فناوری اطلاعات کسب و کار و صنعت، برای پیشتازی نسبت به رقبا، می‌باشد. باتوجه به روند و گرایش‌های حال حاضر در صنایع مختلف، سازمان‌های فناوری اطلاعات ملزم هستند تا بخشی از راهبردهای خود را به شکل پایداری زیست محیطی (سبز) انتخاب و اجرا نمایند. این بدین معنا است که توسعه چارچوب‌‌های صنعتی برای پیشنهاد بهترین تجارب[2]سبز نیز، ضروری است. در این مقاله سعی شده، سازوكارهاي سنجش و كنترل مدیریت خدمات فناوری اطلاعات[3]که می‌تواند در آینده برای سبز شدن فناوری اطلاعات به کار گرفته شود، بررسي گردد. این مجموعه راهکارها برای مدیران فناوری اطلاعات، مدیران مراکز داده و کارشناسان ارشد حوزه فناوری اطلاعات سازمان و همچنین مدیران پایداری سازمان مفید خواهد بود.

کلمات كليدي: مديريت خدمات فناوري اطلاعات سبز، پايداري سازمان، نسخه سوم چارچوب ITIL، مسئولیت اجتماعی شرکت

 

1- مقدمه

امروزه مديران فناوري اطلاعات، بايد يك مزيت و حاشيه رقابتي امن براي كسب و كار و سازمان‌هاي خود فراهم كنند، مصرف انرژي را كاهش دهند و پايداري خدمات فناوری اطلاعات را افزايش دهند. به طور حتم كار سختي خواهد بود، اما يك نفر بايد آن را انجام دهد! رشد و تعالي كسب و كار، امروزه تقريباً چالشي ثابت براي مديران فناوری اطلاعات به شمار مي‌آيد، زيرا ماهيت رقابت، در حال جهاني‌ شدن است و هزينه‌هاي انرژي نيز به‌ سرعت در حال افزايش هستند. با علم به اين‌ كه فناوري اطلاعات و ارتباطات در حال حاضر مسئول 2 درصد از انتشار جهاني گازهاي دی‌اکسیدکربن است، مشخص مي­‎شود كه مديران فناوری اطلاعات امروزه با محدوديت‌هاي بيشتري نسبت به افراد پيش از خود، رو به رو مي‏‎باشند. چالش‌هاي بزرگ اين حوزه عبارتند از:

  • افزایش قیمت انرژي: «هزينه مصرف انرژي و برق توسط مراكز داده، بين سال‌هاي 2000تا2006 دو برابر شد و به 4.5 ميليارد دلار رسيد كه بنابر پيش‌بيني‌ها تا سال 2016 نيز همين مقدار مجدداً دو برابر خواهد شد.
  • تقاضاي اجتماعي كاركنان و مشتريان: «مردم خواستار كاهش اثرات مخرب زيست‌ محيطي تجهيزات توليدشده، هستند.»
  • تغيير منظم قوانين نظارتي و مقررات كنترلي: مثلاً قوانينWEEE[4] و RoHS[5] در اروپا و RCRA[6] در آمريكا.

گروه مطالعاتي گارتنر[7]، در سال 2008 «فناوری اطلاعات سبز»[8] را به عنوان يكي از ده موضوع مهم نگران‌کننده مديران ارشد فناوري اطلاعات شناسايي كرده است. پيش‌بيني‌هاي گارتنر كه در اين حوزه به واقعيت تبديل شد، عبارت بود از:

  • تا سال 2013، بيش از يك‌سوم سازمان‌هاي فناوری اطلاعات، يك يا چند معيار زيست محيطي براي خدمات و محصولات مرتبط با فناوری اطلاعات خود به همراه داشت.
  • تا سال 2014، 75 درصد سازمان‌ها از چرخه عمر كامل بازيافت انرژی و بهبود اثرات دي اكسيد كربن، به عنوان معياري اجباري در خريد سخت‌افزارهاي خود، استفاده كردند.
  • تا سال 2015، تأمين‌كنندگان شركت‌هاي جهاني بزرگ، ملزم به ارائه مدارك زيست محيطي از طريق فرايندي دقيق براي حفظ وضعيت تأمين‎كنندگي خود شدند.

طي 20 سال گذشته، مطالعات دولت‌ها نشان داده است كه سازمان‌ها مي­‎توانند بيش از 20 درصد هزينه‌هاي انرژي خود را با مديريت بهينه استفاده از انرژي و سرمايه‌گذاري در برنامه‌ها و طرح‌هاي اثربخش و مقرون به صرفه انرژي، حفظ نمايند. با معرفي برنامه ماليات تغييرات آب و هوايي در سال 2001، سازمان‌ها امروزه مي‌توانند ماليات خود را با ارائه و اجراي برنامه‌هاي دوستدار محيط زيست كاهش دهند. با اين‌ كه به احتمال زياد، پيش‌بيني‌هاي مؤسسه مطالعاتي گارتنر به واقعيت تبديل خواهد شد، ولي متأسفانه تأخیر زماني قابل ملاحظه‌اي از سوي سازمان‌ها براي اجراي يك راهبرد مؤثر فناوری اطلاعات پايدار، براي كاهش هزينه‌هاي انرژي و دي اكسيدکربن، مشاهده مي‌شود. جابجايي مکانی و تغيير موقعيت مي‌تواند يك راهكار مناسب باشد. برخي سازمان‌ها به اين فكر هستند كه مراكز داده خود را به كشور ايسلند منتقل كنند تا هزينه‌هاي انرژي و همچنين خنك كردن سيستم‌هاي فناوری اطلاعات خود را كاهش‌دهند. درحالي‌كه این راهکار، براي برخي از مديران ارشد فناوري اطلاعات در اروپا منطقي مي‌باشد، اما آيا گزينه‌اي مناسب براي همگان خواهد بود؟ به نظر مديريت خدمات فناوري اطلاعات و نسخه سوم چارچوب[9]ITIL، روشي سازگار و مناسب براي استفاده از فرايندهاي موجود در ارائه فناوری اطلاعات پايدارتر مي‌باشد. از جمله:

  • شناسايي و كنترل اثرات زيست محيطي خدمات فناوری اطلاعات
  • بهبود مداوم عملكرد و كارايي زيست محيطي فناوري اطلاعات و خدمات آن
  • به‌كارگيري و پياده‌سازي يك رويكرد ساخت‌ يافته براي هدف‎گذاري و سنجش عملكرد در طول زمان

 

2- روشگان پذیرش چارچوب ITIL سبز

مديران فناوری اطلاعات باید از چرخه عمر[10]چارچوب ITIL براي همسوسازی و يكپارچه‌سازي اهداف زيست محيطي با معيارهاي‌ عملكردي براي خدمات فناوری اطلاعات جديد و موجود استفاده كنند. با به‌كار بردن حاكميت براي مرتبط ساختن سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي شركتي[11]و عمليات فناوری اطلاعات، مديران مي‌توانند چشم‌انداز زيست محيطي سازمان و راهبردها را به اهداف قابل سنجش، آن‌طور كه در شكل 1 نشان داده شده است، تبديل كنند.

 

شکل 1: چارچوب ITIL، اتصال بین مسئوليت اجتماعي شركت و اهداف قابل سنجش

 

نگرش و رويكرد اساسي سازمان در شناسايي فرصت‌ها براي بهبود پايداري فناوری اطلاعات، با شناخت موقعيت فعلي يك سازمان شروع مي­‎شود. مي‌توان تركيبي از معيارهاي انرژي، نسخه سوم چارچوب ITIL و مرور خدمات زيست محيطي را براي محاسبه امتياز عملكرد فعلي فناوری اطلاعات با استفاده از بهترين تجارب، استفاده نمود. هنگامي كه يك امتیاز شناسايي مي‌شود، مي‌توان يك برنامه اقدام با ضوابط و معيارهاي مناسب با آن را بسط داد تا برنامه‌ها و طرح‌هاي ذخيره انرژي پياده‌سازي گردند. سپس اين برنامه‌ها، جايگزين بهبود خدمات حال حاضر مي‌شوند.

 

  • پیوند حاکمیت

حاکمیت فناوری اطلاعات[12]، پياده‌سازي موفقيت‌آميز راهبردهاي يك سازمان و سياست‌هاي زيست محيطي را با اتصال آن به راهبرد فناوری اطلاعات كنترل مي‌كند. اين امر از طريق اهداف عملكردي که توسط”SMART” (مشخص، قابل سنجش، قابل دست‌يابي، واقع گرايانه و بموقع) تعيين شده است، براي مشخص كردن ارزش فعلي و درحال پيشرفت فناوری اطلاعات، كنترل و به‌كار برده مي‌شود. هدف حاكميت فناوری اطلاعات، توانمندسازي ارتباط بين مسئوليت اجتماعي شركت و فناوری اطلاعات براي اثربخشي بيشتر است.

حاکمیت فناوری اطلاعات از طريق انطباق مؤثر با مديريت خدمات، به ارائه نتايج راهبردي از جمله اهداف زيست محيطي دست‌ مي‌يابد. حاکمیت فناوری اطلاعات به عنوان تصميم‌گير عمل كرده و با مديريت خدمات فناوري اطلاعات همراه با مسئوليت‌پذیری، اين مهم را بر عهده مي‌گيرد. بهترين چارچوب شناخته شده براي مديريت خدمات فناوري اطلاعات، نسخه سوم ITIL است كه بر اساس بهترين تجارب موجود بوده و مبتني بر چرخه عمر پنج مرحله‌اي مي‌باشد كه در زير (شكل شماره 2) نشان داده شده است:

شكل شماره 2: چرخه عمر نسخه سوم چارچوب ITIL

 

مديريت خدمات ITIL فرصت به‌كار بردن سياست‌هاي زيست‌محيطي در سازمان را به روشي واقع‌گرايانه از طريق تعدادي از مراحل چرخه عمر، پيشنهاد مي‌كند: راهبرد، طراحي، انتقال، عمليات، و بهبود مستمر. حاکمیت فناوری اطلاعات بايد بررسي نمايد و ببيند كه آيا اهداف زيست محيطي سازمان توسط فرآيندهاي مختلف چرخه عمر به دست آمده­‎اند يا خير.

  • كاهش اثرات زيست محيطي خدمات جديد و موجود

نسخه سوم چارچوب ITIIL به اهداف زيست محيطي سازمان اجازه مي‌دهد تا از طريق مراحل مختلف چرخه عمر يعني راهبرد، طراحي، انتقال، عمليات و بهبود مستمر، درون خدمات فعلي و جديد سازمان ساخته و ايجاد شوند. مديريت سبد خدمت[13]، يكی از فرآيندهاي آغازين از مرحله اول راهبرد خدمات مي‌باشد. نتايج كسب و كار و اهداف مالي، ورودي‌هاي كليدي براي مديريت سبد خدمات در توسعه خدمات جديد محسوب مي‌شوند.اهداف زيست محيطي، به شكل ايده‌آل براي مديريت مطلوب سبد خدمات، هنگام تهيه خدمات جديد و مؤثر فناوری اطلاعات، به‌كار برده مي‌شوند. اين به دليل آن است كه مديران مي‌توانند اهداف عملكردي پيش‌بيني شده را در مقابل سياست‌هاي زيست محيطي، پيش از توافق براي ارائه خدمات جديد، ارزيابي نمايند.

ديگر اقدامات و وظايف چرخه عمر، هنگامي مسئوليت را بر عهده مي‌گيرند كه خدمات انجام شده‌اند. خدمات جديد و اهداف زيست‌محيطي آن‌ها، پيش از آن‌كه از چرخه، كنار گذاشته شوند بايد از مرحله طراحي، انتقال و عمليات نيز عبور كنند. در طي مرحله عمليات، بهبود مستمر خدمات از  منظر منافع مالي و زيست‌محيطي، خدمت را بررسي كرده و در نهايت و در پايان چرخۀ عمر، آن را بازنشسته مي‌كند.

مرحله بهبود مستمر خدمات[14]، فرصت تحليل روند خدمات بر طبق مرور نتايج الگوبرداري را براي شناسايي بهبودها در فرآيند يا اقدامات، فراهم مي‌كند. بهبود مستمر خدمات، با مراحل راهبرد، طراحي، انتقال و عمليات نيز براي بهبود برنامه‌ريزي كه منجر به پيامدهاي مطلوب براي خدمات موجود مي‌شود، در ارتباط است.

 

  • رويكرد خدمت محور

بسيار مهم است كه به جاي هر قلم پيكربندي[15]كه شكل‎دهنده خدمات هستند، اثر زيست‌محيطي كل خدمات فناوری اطلاعات را در‌ نظر بگيريم. به این دلیل كه تمركز بر روي اثر زيست‌محيطي يك جزءمنحصر به‌فرد، بيش از حد ساده و ابتدايي است. مديران فناوری اطلاعات بايد بر روي خدمات فناوری اطلاعات يك پارچه پشتیبان كننده كسب و كار تمركز كنند تا بتوانندفناوری اطلاعات پايداري را ارائه دهند.نگاشت[16]قلم پيكربندي فناوری اطلاعات به خدمات فناوری اطلاعات موجود، ابزار و تجهيزاتي را كه براي ارائه خدمات كسب و كار حياتي هستند، شناسايي خواهد كرد. با شناسايي تجهيزاتي كه خدمات فناوری اطلاعات حامي كسب و كار را شكل مي‌دهند، مديران مي‌توانند، اجزا و مؤلفه‌هايي كه بيشترين ارزش را براي كسب و كار و فناوري اطلاعات دارند، تعيين و انتخاب كنند. اقلام پيكربندي كه نمي‌توانند به يك خدمت كسب و كار نگاشت شوند، بايد در صورت امكان ارزيابي شده و حذف گردند. اقلام پيكربندي مورد نياز براي خدمات كه زير 24 ساعت در هفته هستند نيز، مي‌توانند براي‌ فرصت‌‌هاي ذخيره ‌انرژي، بررسي و سرمايه‌گذاري شوند. براي مثال اگر چراغ‌هاي دفتر كار در شب به شكل خودكار خاموش شوند، مي‌توان مصرف برق و انرژي را تا حد چشمگيري كاهش داد.

با نگاهي يكپارچه و كل‌نگر به خدمات فناوری اطلاعات و كسب و كار به جاي تمركز صرف بر روي اقلام پيكربندي، مديران فناوری اطلاعات قادر به اثبات اثرات قابل توجه زيست محيطي خدمت فناوری اطلاعات، بهبود كارايي انرژي و كاهش هزينه‌ها هستند.

 

  • كنترل پیروی از سياست مسئوليت اجتماعي شركت

در حالي‌كه نسخه سوم چارچوب ITIL مديران فناوری اطلاعات را قادر به توسعه راه‌هايي براي كاهش اثرات زيست محيطي خدمات فناوری اطلاعات و همراستايي آن با راهبردهاي فناوری اطلاعات با نگرش مسئوليت اجتماعي سازمان مي‌سازد، فرآيندهاي ITIL مانند حوادث، تغيير، پيكربندي، ظرفيت و مديريت سطح خدمات هستند كه پيروي از اين اهداف را كنترل مي‌كنند. اين امر با نظارت كامل خدمات در مقابل اهداف، و از طريق حاكميت صحيح فناوری اطلاعات به دست مي‌آيد و در مرحله راهبرد خدمات پياده‌سازي و اجرا مي‌شود. فعاليت‌ها و معيارهاي كاهنده كربن بايد به جاي ممنوع شدن، به صورت اشتراكي، بررسي شده و توسعه يابند. اين موضوع اهميت ويژه‌اي در ارتباط با مشتري/تأمين‎كننده دارد تا از انتظارات يا فرصت‌هاي از دست رفته، جلوگيري شود. اجرا و پياده‌سازي‌ معيارهاي كنترل‎كننده اهداف، به واسطه چرخه عمر مديريت خدمات فناوری اطلاعات، نيازمند افراد، فرآيندها و ابزار مي‌باشد.

  • افراد

رفتار سازماني به وسيله سياست‌هايي مانند سفر، خريد و تداركات، مخارج و سياست‌هاي استفاده از ابزار و تجهيزات (شامل نظارت و كنترل رايانه‎ها و چاپ) اداره و مديريت مي‌شود. براي تغيير رفتار سازماني، سياست‌هاي جديدي بايد معرفي شده و يا به‌روز شوند تا منجر به پيامدها و نتايج مطلوب گردند. براي مثال سياست سفرهاي كاري سازمان مي‌تواند براساس ضرورت يا توجيه مالي آن سفر بكار رود. اين موضوع براي خدمات سازمان نيز صادق است: افراد سازمان در هر مرحله از چرخه عمر مديريت خدمات دخيل هستند و بايد از سياست‌هاي محيطي و اهداف مرتبط با آن، براي به‌كارگيري معيارها و سنجش موفق آگاه باشند.اهداف پايداري بايد همراستاي سياست كلي مسئوليت اجتماعي شركت باشد تا اهداف راهبردي سازمان ضمانت و اجرا شود. افراد همچنين بر روي عملكردي كه مورد توافق قرار گرفته، گزارش منظم مي‌دهند و به نوعي توانمندسازهاي كليدي براي كنترل سنجش و پايش معيارها هستند.

  • فرآیندها

كنترل فرآيندها توسط شاخص‌هاي عملكرد مديريت مي‌شوند. اهداف زيست محيطي مي‌توانند به عنوان بخشي از شاخص‌هاي عملكردي فرآيندهاي ايجاد شده، به‌كار روند. ساده‌ترين رويكرد، جذب اهداف زيست‌محيطي درون نظارت عملكرد و كارايي موجود و گزارش فعاليت‌ها و تركيب سازوکارهاي امتیازی به عنوان بخشي از فرآيندها مي‌باشد. براي مثال:

  • امتیازدهي مديريت حوادث: معياري براي سنجش اثرات زيست محيطي حوادث با استفاده از يك سازوکار امتیازدهي كه در آن عدد 1 مي‌تواند به عنوان اثر كم و عدد 5 به عنوان اثر زياد در نظر گرفته شود.
  • امتیازدهي مديريت متغير: توانايي نظارت و رديابي تعداد درخواست‌ها براي تغييرهاي تعيين شده را پيشنهاد و ارزيابي مي‌كند تا اثر زيست محيطي تغيير در آن‌ها در نظر گرفته شود و امتيازها براساس معيارهاي از پيش‌تعيين‌ شده، سنجش شوند.
  • امتيازدهي مديريت پيكربندي: اطلاعاتي درباره تعداد اقلام پيكربندي در پايگاه داده مديريت پيكربندي با داده‌هاي انرژي كارآمد فراهم و ارائه‌ مي‌كند.
  • ابزار

انتخاب و نگرش صحيح براي مديريت كردن ابزار فناوري اطلاعات دوستدار محيط زيست، از طريق چرخه عمر انتخاب، خريد، حمايت و دفع درست تجهيزات اتفاق مي‌افتد. انتخاب مؤثر معماري سازمان، اغلب يك اقدام بهينه و متمركز است كه محصولات را بر‌اساس ويژگي‌ها، يكپارچگي، قابليت اطمينان، پايداري، نگهداري خدمات و امنيت انتخاب مي‌كند. به‌ كارگيري ملاحظات زيست‌محيطي، پيشرفت مهمي در اين فرآيند ايجاد كرده و زنجيره تأمين را به شكل كامل در نظر مي‌گيرد. نتيجه مطلوب، انتخاب ابزار بر مبناي معيارهايي است كه شامل ملاحظات زيست‌محيطي مي باشند.

  • سنجش مديريت حوادث و ارتباط آن با پايداري سازمان

مديريت حوادث[17]، فرصت‌هايي را براي ارزيابي اثرات زيست محيطي بازيابي و ترميم خدمات فناوری اطلاعات فراهم مي‌كند. براي سنجش عملكرد، اهداف زيست ‌محيطي بايد درون توافقنامه سطح خدمات موجود تركيب شوند كه هر طبقه در آن، امتیاز كربن مشخصي دارد. هدف، ايجاد پايه و بنياني براي اثرات زيست‌محيطي مديريت حوادث است تا بتوان آن را به درستي سنجيد، نظارت كرد و سپس بهبود بخشید.

دسته‌هاي مختلف مديريت حوادث، بايد با استفاده از مدل ارائه مديريت خدمات موجود، براي شناسايي مكان‌‌هاي‌ فعاليت‌هاي وابسته به ‌كربن، تعريف و تعيين شوند. در ادامه، به سؤالاتي كه بايد پرسيده شوند، اشاره شده است. مانند:

  • آيا سازمان از برون‌سپاري راه دور استفاده و استقبال مي‌كند؟
  • آيا بازديدهاي حضوري از محل ضروري و مورد نياز هستند؟
  • آيا حمايت دروني از منابع مبتني بر محل وجود دارند؟

سپس نتايج نهايي اندازه‌­گیری شده و با طبقه‌­بندی نتایج مقایسه می‌شوند كه كمترين كربن توليد شده، رتبه 1 و آن دسته از مراكز صنعتي يا سازمان‌هايي كه كربن بيشتري توليد مي‌كنند، رتبه 5 هستند.

يك جدول نشان‎دهنده دسته‎بندي مديريت حوادث فراهم شده، تا اطلاعاتي را كه شامل توافقنامه سطح خدمت پايدارتر مي‌باشد مشخص كند. لازم به ذكر است استفاده از اين روش در نتيجه امتیاز و رتبه‌بندي‌هاي ماهيانه و سالانه است كه مي‌توانند براي سنجش تأثيرات حوادث در طول زمان، استفاده شوند.

 

جدول 1: نشان دادن مديريت حوادث P1 و سنجش امتياز كربن

شكل 3:محاسبه نرخ كربن دوره‌اي

 

هدف، توسعه سازوکاري است كه به سازمان‌ها اجازه مي‌دهد كه سنجش اثرات زيست محيطي حوادث را در طول زمان آغاز كنند و سپس ابزار كاهش اين اثرات مخرب را از طريق بهبود مستمر خدمات شناسايي كرده و به دنبال برنامه‌ها و طرح‌هايي‎ باشند تا تعداد حوادث را به شكل قابل توجهي كاهش دهند. تحليل روند مديريت مشكلات نيز مي‌تواند اين حوادث، يا گروه‌هاي حوادثي كه بالاترين نمرات كربن را توليد كرده‌اند، شناسايي كند.

  • سنجش مديريت تغيير براساس مسئوليت اجتماعي سازمان

مديريت تغيير[18]، رويكرد جديدي براي در نظر گرفتن اثرات زيست‌محيطي در حوزۀ درخواست براي تغيير، پيش از وقوع آن‌ها فراهم مي‌كند. اين رويكرد براي سنجش معيارها به سازمان اجازه مي‌دهد كه هر درخواست براي تغيير را بيازمايند و با استفاده از منطقي كه شامل اثرات زيست‎محيطي و همچنين مالي، كسب‎وكار و فناوري است، آن را رد يا قبول كنند. حوزه فعاليت، فقط محدود به درخواست‌هاي تغيير برآمده از فرآيندها نيست. تعدادي برنامه وجود دارند كه سازمان‌ها از آن‌ها براي كاهش تأثير زيست‌محيطي مديريت تغيير و پيروي از فعاليت‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان استفاده مي‌كنند. نمونه‌هايي از اين دست طرح‌ها شامل موارد زير مي‎باشند:

  • تأييد و اعتبارسنجي تغيير: هر درخواست تغيير ثبت شده براي تأييد و اعتبار سنجي، بايد بر اساس تأثيرات زيست‌محيطي و پیروی از اهداف مسئوليت اجتماعي سازمان سنجش و نظارت شود. يك سازوکار امتيازدهي، به مدير تغيير اجازه مي‌دهد كه درخواست براي تغيير را بر مبناي پيروي از راهبردها، و به عنوان بخشي از اولويت ارزيابي و سنجش، رتبه‎بندي كند. اين امر به مؤلفه درخواست براي تغيير اجازه مي‌دهد كه از لحاظ اثرات زيست‌محيطي نيز، درك شود.
  • هيئت مشورتي تغيير (CAB[19]): براي به حداقل رساندن اثرات مخرب زيست‎محيطي مديريت تغييرات، تمام جلسات مشورتي و نظارتي اين هيئت معمولاً به‌صورت تصويري برگزار شده تا اعضاي آن نياز به سفر غيرضروري نداشته باشند.
  • گزارش تغيير: اطلاعات مديريت تغيير، وارد فرآيند بهبود مستمر خدمات مي‌شود تا تأثير زيست‎محيطي خدمات فناوری اطلاعات در طول زمان سنجش و نظارت دقيق گردد. اين اطلاعات وارد عمليات گزارش مديريت سطح خدمات نيز مي‌شوند. با گذشت زمان، حداقل انتظار اين است كه تغييرات مثبت خدمات فناوری اطلاعات، تأثيراتي همراستا با اهداف مسئوليت اجتماعي سازمان داشته باشند.
  • ابزار مديريت تغيير: تمام اطلاعات مديريت تغيير، به صورت الكترونيكي نگهداري مي‌شوند و امروزه در بيشتر موارد نيازي به ثبت كاغذي ندارند.
  • سنجش مديريت پيكربندي و نظارت صحيح بر آن

مديريت پيكربندي و دارايي، نقش مهمي در انطباق زيست‌محيطي فناوری اطلاعات بازي مي‌كنند، زيرا مسئول مديريت اطلاعات بر عناصر و مؤلفه‌هايي كه خدمات فناوری اطلاعات را شكل مي‌دهند، می‌باشند. خصوصيات و ويژگي‌هاي اقلام پيكربندي بايد شامل شاخص‌هايي مانند برچسب‌هاي انرژي براي‌نشان‌ دادن تجهيزات كارآمد انرژي باشد. امروزه بسياري از صاحب‌نظران اين حوزه معتقدند كه در آينده، سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان، زيربناي اصلي رتبه‌بندي هر نهاد يا شركتي خواهد بود. چنين رويكردي از طرف مديران ارشد سازمان، اهداف و معيارهاي زيست‌محيطي قابل‌سنجش را بنا خواهد نمود. گزارش همسويي زيرساخت فناوری اطلاعات از سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي و مطابق با كارآمدي انرژي، نقش مديريت پيكربندي خواهد شد.

  • سنجش مديريت ظرفيت در راستاي فناوري اطلاعات سبز

مديريت ظرفيت[20]، يك فرآيند كليدي از مرحله طراحي خدمات چرخه عمر چارچوب ITIL است كه يك سازمان را قادر به برنامه‌ريزي براي معرفي ظرفيت فناوری اطلاعات به روشي پايدارتر مي‌كند و از طرفي محدود كردن استفاده نامناسب از مديريت تقاضا و مديريت سطح خدمات از ديگر وظايف اصلي آن به شمار مي‌رود. هدف آن، تمركز بر نيازهاي كسب و كار آتي و توانايي ارائه خدمات جاري مطلوب است تا بتواند بيشترين انرژي و خدمات فناوری اطلاعات مقرون به صرفه را براي كسب و كار فراهم نمايد. مدير ظرفيت، مسئول تنظيم فعاليت‌ها، پيش‌بيني نتايج، تأثير بر تقاضا و توليد برنامه مديريتي ظرفيت است. فعاليت‌هاي كليدي فرآيند، شامل تحليل روند، برنامه‌ريزي و مدل‌‎سازي مي‌باشد. تمام اين فعاليت‌ها براي‌ يكپارچه‎سازي نيازهاي زيست‌محيطي، سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان و تأثيرگذاري بر تقاضا و خواسته‌هاي ظرفيتي كسب‌وكار، با رويكرد كاهش مصرف، استفاده دوباره و بازيافت ظرفيت‎ها، ايده‎آل و مناسب هستند.

  • مديريت ظرفيت پيشبين[21]

فناوری اطلاعات همسو با محيط‌ زيست از فرايندهاي مديريت ظرفيت استفاده مي‌كند تا خدمات پايدار فناوری اطلاعات را به عنوان بخشي از مرحله طراحي خدمات چرخه عمر چارچوب ITIL برنامه‌ريزي نمايد. براي يكپارچه‌سازي موفق سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان و فعاليت‌هاي مديريتي ظرفيت، اقدامات و فعاليت‌هاي فناوری اطلاعات بايد توانايي پيش‌بيني قوي داشته باشند تا بتوانند نيازهاي ظرفيت آتي كسب‌وكار و نوآوري در فناوري‌هاي نوظهور را، بهتر نظارت و كنترل كنند. توانايي پيش‌بيني مؤثر ظرفيت، منجر به برنامه‌ريزي بهتر و به‌كارگيري فناوري‌هايي با كارايي انرژي بيشتر خواهد شد.

  • مديريت ظرفيت واكنشي[22]

نگرش ديگر انفعالي خواهد بود كه تمركز آن به مديريت ظرفيت براساس تقاضاي امروز مي‌باشد و نيازمند مشاركت مديريت سطح خدمات در مذاكره با مشتري نهايي است. در نسخه سوم چارچوب ITIL يك رابطه قوي بين مديريت ظرفيت و مديريت سطح خدمات وجود دارد. اين تعامل به فرايند مديريت ظرفيت اجازه مي‌دهد كه از طريق فرايند مديريت سطح خدمات، بر ميزان تقاضا اثر بگذارد. با استفاده از اين مراوده، مي‌توان نيازهاي ظرفيتي خدمات زيست‌محيطي را در فرايند مديريت سطح خدمات، به ويژه به عنوان بخشي از مذاكرات براي توافقنامه‎هاي سطح خدمات موجود و جديد، دخيل كرد. چالش مديريت ظرفيت اين است كه مطمئن شود مديريت سطح خدمات داراي تأثيرات مثبت زيست‌محيطي در مدل هزينه خدمات براي پشتيباني از مذاكرات با مشتريان است. اين موضوع باعث مي‌شود پايداري خدمات فناوری اطلاعات در توافقنامه‌هاي سطح خدمت، هنگام مذاكرات و همچنين خريد ابزار و تجهيزات جديد بررسي و نظارت گردد.

 

  • سنجش مديريت سطح خدمت و پايداري مديريت خدمات فناوري اطلاعات

در رابطه با مشتريان سازمان و برآورده كردن نظرات و خواسته‌هاي آنان، مديريت سطح خدمات[23] بايد كسب‎وكار و پشتيباني از زنجيره تأمين براي توافقنامه‌هاي مناسب سطح خدمات و قراردادها را مدنظر داشته باشد. عامل مهم، وجود سياست‌هاي مناسب مسئوليت اجتماعي سازمان است. در موقعيت‌هايي كه خدمت از يك يا چند شريك خارجي تهيه مي‌شود، سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي بايد بين شركا یکسان باشد تا در پشتيباني و ايجاد خدمات فناوری اطلاعات پايدارتر، مؤثر واقع شوند. مديريت سطح خدمات معمولاً فرآيندهاي سطح خدمت را با توجه به نيازها تعريف كرده، و عملكرد سيستم را تحت نظر قرار مي‌دهد و براساس نتايج آن، گزارش‎دهي و بررسي مي‌نمايد. در اين فرايند فعاليت مذاكره صحيح، اهميت ویژه‎اي دارد.

مذاكره با مشتريان و كاربران كسب‎وكار، بايد توسط سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي در سازمان‌هايي كه پايداري خدمات فناوری اطلاعات در اولويت راهبردها هستند، انجام شود. با استفاده از سياست مسئوليت اجتماعي شركتي به اين شكل، تكامل فرايندهاي مديريت سطح خدمات از مبناي اثر كسب‌وكار و قيمت به هدفی كه اثر زيست‌محيطي خدمات فناوری اطلاعات را نيز در برمي‌گيرد، تغییر می‌یابد. براي مثال، پشتيباني از خدمات فناوری اطلاعات معمولاً در طول هفته صورت مي‌گيرد، در حالي‌كه معمولاً ساعات اداري شنبه تا چهارشنبه نيز كفايت مي‌كند. ارائه كردن خدمات در كل هفته ممكن است باعث رضايت بخش كسب‌وكار شود و حتي هزينه‌هاي آن نيز تا حدي قابل قبول باشد، ولي از ديدگاه پايداري سازمان، غيرقابل قبول است. هدف اصلي مديريت سطح خدمات، شناسايي خدمات بيهوده و به چالش كشيدن بخش كسب‎وكار براي كاهش مصرف انرژي است.

فرهنگ‌هاي سازماني متفاوت هستند. مذاكره با مشتريان و كاربران درباره اين‌كه آيا تأثيرات زيست‌محيطي سطح خدمات با توجه به سياست مسئوليت اجتماعي سازمان مناسب است يا خير، بر عهده مديريت سطح خدمات مي‌باشد. در جايي كه سازمان‌ها بخواهند به شكل فعالانه، كاركنان را از هدردادن انرژي منصرف كنند و بر روي كيفيت خدمات ارائه شده تاثير بگذارند، فرايند مديريت سطح خدمات مي‌تواند از معيارها و سنجه‌هاي مالي براي كاهش تقاضا در خدمات بيهوده استفاده كند. استفاده از انرژي مازاد در سازمان، هزينه اضافي است كه براي خدمات بلااستفاده، خارج از ساعات معمول اداري به‌كار برده مي‌شود. تنها با حمايت مديريت ارشد،‌ انرژي مازاد مي‌تواند به شكل معقولانه‌اي براي خدمات در جاي ديگر استفاده گردد. در حالي‌ كه برخي خدمات، فرصت‌هاي كمي براي ذخيره‎سازي هزينه‌ها را پيشنهاد مي‌كنند، شناسايي درست موقعيت‌ها براي پايدارتر كردن خدمات فناوری اطلاعات، وظيفه مديريت سطح خدمات و فرآيند بهبود مستمر خدمات است.

 

  • سنجش عوامل حياتي موفقيت و به‌كارگيري سياست مسئوليت اجتماعي سازمان

وجود عمليات و فرآيندهاي مديريت خدمات، يك عامل كليدي موفقيت[24] براي فناوری اطلاعات پايدار، به ويژه در محيط زنجيره تأمين چند منبعي مي‌باشد. عمليات پايدار مديريت خدمات، يكپارچه‎سازي فرآيندهاي سبز فناوری اطلاعات را هماهنگ و ممكن مي‌سازد. عمليات پايدار مديريت خدمات تضمين مي‌كند كه ظرفيت نرم‌افزاري، سخت‎افزاري، شبكه و سطح خدمات همراه آن به عنوان بخشي از خدمت نهايي در نظر گرفته شده و از سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان پيروي مي‌كند. عامل كليدي موفقيت ديگر، وجود سياست منسجم مسئوليت اجتماعي سازمان بين تمام سودبران دخيل در تأمين خدمات پايدار فناوری اطلاعات است. وجود اين سياست تمامي افراد را مطمئن مي‎سازد كه مذاكرات ميان يك سازمان و شركاي آن، در چارچوب مشتركي صورت مي‌گيرد، و انتظار مي‌رود تمام طرفين در آن به سوي كاهش اثرات مخرب زيست‌محيطي فناوری اطلاعات حرکت کنند.

به واسطه وجود عمليات و اقدامات مديريت خدمات سبز، سياست مسئوليت اجتماعي سازمان و كنترل فرايندها و فعاليت‌هاي ITIL، سازمان‌ها مي‌توانند با يكديگر بهتر تعامل كرده و از اهداف زيست‌محيطي پيروي كنند. مدل مديريت خدمات ITIL، سازوکار نظارتي و گزارش‌دهي را فراهم مي‌كند كه قادر است اطلاعات عملكردي را وارد يك كارت امتيازي متوازن[25]مسئوليت اجتماعي سازماني نمايد. اين موضوع مديريت ارشد را قادر مي‌سازد تا عملكرد كلي سازمان در حوزه پايداري را بهتر ارزيابي نمايد. كارت امتيازي متوازن مسئوليت اجتماعي سازمان، ابزار يكپارچه‌اي براي ارزيابي عملكرد و سنجش اقدامات و فرايندهاي سبز يك سازمان و از نقطه‎نظر سودبران آن سازمان ايجاد مي‌كند. اگر اين كارت امتيازي متوازن وجود نداشته باشد، تشخيص‌ پيشرفت، دشوار مي‌گردد.

 

  • گزارش‎دهي بر روي كارت امتيازي متوازن مسئوليت اجتماعي سازمان

تركيب و ادغام سياست مسئوليت اجتماعي سازماني درون اهداف راهبردي فناوری اطلاعات، سازوکاري براي انتخاب و متحول كردن ديدگاه زيست‌محيطي در خط‌مشي و اصول كلي سازمان است. استفاده از چرخه عمر ITIL، راه رسيدن به اين فرايند را فراهم و تسهيل مي‌كند. مهم اين است مطمئن شويم كه نتايج و پيامدهاي حاكميتي و راهبردي آن، به سودبران اصلي ارشد برمي‌گردد تا بتوانند پيشرفت را ارزيابي كرده و مطمئن شوند این نتایج منجر به رسیدن اهداف مورد نظر می‌شود و فناوری اطلاعات پايدارتر مي‌گردد. چرخه عمر ITIL، ابزار مورد نياز براي نظارت، سنجش، ارزيابي و گزارش‎دهي بر اهداف پايدار و راهبردي فناوری اطلاعات را فراهم مي‌كند. نتايج فردي مورد نظر براي سنجش عملكرد هر فرايند ITIIL بايد وارد يك كارت امتيازي متوازن مسئوليت اجتماعي شود كه از كارت امتيازي متوازن كل سازمان گرفته شده است. كارت امتيازي متوازن مسئوليت اجتماعي براي سنجش عملكرد سازمان در بكارگيري نگرشي سبزتر براي ارائه فناوری اطلاعات و خدمات كسب‌وكار مورد استفاده قرار مي‌گيرد و ابزار مورد نياز براي ارزيابي و چگونگي رسيدن به راهبرد مورد نظر را نشان مي‌دهد.

 

  • نتيجه‎گيري

امروزه مديران فناوری اطلاعات، بايد به اهداف پايدار فناوری اطلاعات دست يابند كه ارتباط مستقيمي با چشم‌انداز و راهبرد زيست‎محيطي يك سازمان دارد. اين مسئله براي مقابله با چالش‌هاي بزرگ پيش روي مديران فناوری اطلاعات است:

  • حفظ و ارتقاي موقعيت رقابتي كسب و كار
  • كاهش مصرف انرژي
  • افزايش خدمات فناوری اطلاعات پايدارتر

راهكاري كه متكي بر كاهش اثرات مخرب كربن، در طولاني مدت باشد و منافع كل سازمان را در آينده تضمين و تأمين نمايد. امروزه بيشتر سازمان‌ها رويكردي متمركز بر خدمات را پيشنهاد و دنبال مي‌كنند كه از چرخه عمر ITIL به عنوان وسيله‌اي براي‌ تركيب واقع‌گرايانه سياست‌هاي مسئوليت اجتماعي سازمان به عنوان هدفي در ارائه خدمات بهينه فناوری اطلاعات موجود و جديد، استفاده مي‌كند. نگرش چرخه عمر، فعاليت‌ها و اقدامات كاهش‎دهنده اثرات مخرب زيست محيطي خدمات فناوری اطلاعات را در هر مرحله از چرخه عمر دنبال مي‌كند: راهبرد، طراح، انتقال، عمليات و بهبود مستمر.

اين امر باعث مي‌شود كه سازمان‌ها بتوانند معيارهايي را براي سنجش و پيروي از الزامات و دستورالعمل‌هاي بين‌المللي و داخلي در فرآيند فناوری اطلاعات روزانه خود، به‌كار گيرند. چرخه عمر ITIL تمام سازوکار‌هاي كنترلي ضروري براي تضمين بكارگيري اهداف پايدار را با استفاده از فرايندهايي مانند مديريت تغيير، مديريت حوادث، مديريت پيكربندي و دارايي، مديريت ظرفيت و مديريت سطح خدمات، فراهم مي‌كند. اطلاعات به دست آمده براي سنجش عملكرد فرآيندها، منجر به پشتيباني از اهداف پايدار و سياست‌هاي زيست محيطي سازمان مي‌گردد. استفاده از اين اطلاعات به عنوان ورودي‌هايي براي برنامه كارت امتيازي متوازن در سنجش عملكرد ITIL سبز پيشنهاد مي‌شود. بكارگيري نسخه سوم چارچوب ITIL براي حمايت از فعاليت‌هاي مديريتي زيست‌محيطي، نه تنها باعث استفاده بهينه از فرايندهاي موجود خواهد شد، بلكه زمان و هزينه توسعه و بكارگيري رويكردهاي جايگزين را كه مبتني بر خدمات و محصولات پايدار است، كاهش خواهد داد.

 

منابع

  • Belady, C., Rawson, A., Pflueger, J., and Cader, T. 2008. “Green Grid Data Center Power Efficiency Metrics: PUE and DCIE” Retrieved 11 April, 2012.
  • Butler, T., and Daly, M. 2009. “Environmental responsibility and Sustainable IT: An institutional Perspective,” in: Paper presented at the 17th European Conference on Information Systems Verona, Italy.
  • Cater-Steel, A., and Tan, W. 2010. “The Role of IT Service Management in Green IT,” Australasian Journal of Information Systems (17:1), pp.105-125.
  • Dedrick, J., Erek, K., Kolbe, L.M., and Zarnekow, R. 2010. “Green IS: Concepts and Issues for Information Systems Research,” Communications of the Association for Information Systems (27:11).
  • Dubey, S., and Hefley, W.E. 2010. “Greening ITIL: Expanding the ITIL Lifecycle for Green IT,” University Of Pittsburgh, Katz Graduate School of Business, Pittsburgh, PA 15260, USA.
  • Ferris, K. 2011. “Turning service management green – How to embed sustainability into processes and workflow. “Retrieved 13 May, 2012.
  • 2007. “Gartner Estimates IT Industry Accounts for 2 Percent of Global CO2 Emissions.” Retrieved 7 March, 2012.
  • 2012. “SMARTER 2020: The Role of ICT in Driving a Sustainable Future,” Global e-Sustainability Initiative (GeSI), Brussels, Belgium.
  • Murugesan, S. 2008. “Harnessing Sustainable IT: Principles and Practices,” IT Pro (IEEE Computer Society), pp. 24-33.
  • Schmidt, N.-H. 2011. Environmentally Sustainable Information Management: Theories and Concepts for Sustainability, Green IS, and Green IT. Göttingen Wirtschaftsinformatik Cuvillier.
  • 2012. “Sustainable IT Strategic Plan 2012 – 2014. Sustainability in Information Technology.” Retrieved 12 April, 2012.
  • Walsh, K. 2007. “Environmentally Sustainable IT Definition and Solutions.” Retrieved May, 2012.

www.greenitm.com

[1]– sustainability

[2] – best practice

[3]– IT Service Management

[4] – Waste of Electrical and Electronic Equipment (WEEE)

[5] – Restriction of Hazardous Substances

[6] – Resource Conservation and Recovery Act (RCRA)

[7] – Gartner

[8] – Green IT

[9]– Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

[10] – life cycle

[11] – Corporate Social Responsibility (CSR)

[12] – IT Governance

[13] – Service Portfolio

[14] – Continual Service Improvement (CSI)

[15]mapping

[16]Configuration Item (CI)

[17] – Incident Management

[18] – Change Management

[19]– Change Advisory Board (CAB)

[20] – Capacity Management

[21] – proactive

[22] – Reactive

[23] – Service Level Management (SLM)

[24] – Critical Success Factors (CSF)

[25] – Balanced ScoreCard (BSC)

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.